Tietosuojaseloste - Kokous- ja Tapahtumakeskus Finlayson Meetings

Finlayson Meetings:n Tietosuojakäytännöt

Yksityisyytesi kunnioittaminen

Finlayson Meetings noudattaa seuraavia tietosuojaan liittyviä periaatteita:

Arvostamme luottamustasi, jota meille osoitat, kun annat meille henkilötietojasi. Käytämme henkilötietojasi aina tavalla, joka on oikeudenmukainen ja osoittamasi luottamuksen arvoinen.
Sinulla on oikeus saada selkeät tiedot siitä, kuinka henkilötietojasi käytetään. Olemme avoimia siitä, mitä tietoja keräämme, mihin niitä käytämme, kenen kanssa niitä jaamme ja kehen voit olla yhteydessä, jos sinulla on kysyttävää.
Jos sinulla on henkilötietojesi käyttöä koskevia kysymyksiä, selvitätään ne yhdessä viipymättä.
Ryhdymme kaikkiin kohtuullisiin toimenpiteisiin suojellaksemme tietojasi väärinkäytöksiltä ja pitääksemme ne turvassa.
Noudatamme kaikkia soveltuvia Suomen ja EU:n tietosuojalakeja ja -määräyksiä ja teemme yhteistyötä valvontaviranomaisten kanssa. Mikäli tietosuojalainsäädäntöä ei ole, noudatamme yleisesti hyväksyttyjä tietosuojakäytäntöjä.
Otamme tietosuojan huomioon kaikissa palveluissamme. Keskustelemme asiakkaidemme kanssa tietosuoja-asioista ja vastaamme parhaamme mukaan heidän kysymyksiinsä.
Henkilöstömme työsopimuksissa on salassapitovelvollisuus kaikkeen asiakastietoon, johon heillä on pääsy työtehtäviensä puolesta. Pääsy asiakastietoihin on rajattu vain tarpeelliseen.

Finlayson Meetings on sitoutunut suojaamaan yksityisyytesi ja varmistamaan, että henkilötietojasi käsitellään turvallisesti. Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, millaisia tietoja keräämme sekä miten niitä käytämme, luovutamme ja suojaamme.

Rekisterin pitäjä: Innovation Home Oy (jäljempänä Finlayson Meetings tai FM)

Y-tunnus: 2709251-5
Osoite: Tekniikantie 2, 02150 Espoo
Sähköposti: work@innovationhome.fi

Rekisterien käyttötarkoitus

FM ylläpitää rekistereitä seuraavista henkilöryhmistä:

Asiakkaat ja heidän yhteyshenkilönsä
Mahdolliset prospektit
FM:n oma henkilöstö

Tietoja käytetään:

Asiakasviestintään ja asiakassuhteiden hoitamiseen
Palveluiden tarjoamiseen ja kehittämiseen
Markkinointiin FM:n omista palveluista
Laskutukseen, palkanmaksuun ja sopimusten hallintaan

Tietolähteet ja tallennus

Rekisterien sisältö:

Yhteystiedot, sopimukset, tarjoukset, viestintä
Palkanlaskenta-, työsopimus- ja käyttöoikeustiedot
Kulunvalvonta- ja kameravalvontatiedot

Järjestelmät ja sijainnit:

HubSpot CRM – palvelinsijainti: EU-alue
Microsoft 365 (Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams) – palvelinsijainti: EU-alue
Procountor – suomalainen taloushallinnon järjestelmä
Asio – tilavarausjärjestelmä
Tiedot tallennetaan sähköisesti suojattuihin järjestelmiin, ei paperilla.

Tietojen käsittely ja suojaus

Pääsy vain niillä FM:n työntekijöillä ja yhteistyökumppaneilla, joilla on siihen työtehtäviensä vuoksi oikeus.
Kaikki työntekijät ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen.
Rekisterit suojataan käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja rajoitetuilla käyttöoikeuksilla.

Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman erillistä lupaa, paitsi teknisille palveluntarjoajille (esim. kirjanpitäjä tai järjestelmätoimittaja), jolloin luovutetaan vain välttämättömät tiedot.
Tietoja ei myydä tai vuokrata kolmansille osapuolille.

Tietojen säilytys ja poistaminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Lokitiedostoja ja jo lähetettyjä viestejä ei poisteta mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseksi.
Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista, mutta FM voi säilyttää tietoja, mikäli se on välttämätöntä sopimus- tai lakisääteisistä syistä.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

Tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
Pyytää virheellisen tiedon korjaamista
Pyytää tietojen poistamista, ellei lakisääteisiä esteitä ole
Kieltää suoramarkkinointi
Tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle

Kaikki pyynnöt osoitetaan kirjallisesti yllä mainitulle rekisterinpitäjälle.

Evästeet ja verkkosivusto

FM:n verkkosivut käyttävät evästeitä:

Palveluiden kehittämiseen ja analytiikkaan
Sisällön kohdentamiseen

Kolmansien osapuolten linkkejä voi esiintyä sivustolla, mutta FM ei vastaa niiden sisällöstä.

Kameravalvonta ja kulunvalvonta

Tallennus tapahtuu vain FM:n omistamissa tai vuokraamissa tiloissa.
Tallenteet säilytetään 30 päivää.
Ääntä ei tallenneta, kasvojentunnistusta ei käytetä.
Pääsy vain vastuuhenkilöillä, kuten Tommi Aaltonen.

Asiakastietojen luovutukset

FM ei luovuta asiakasrekisterinsä tietoja kolmansille osapuolille (pois lukien FM:lle palveluita tuottavat alihankkijat/urakoitsijat. Näissä tapauksissa luovutetaan vain välttämättömät tiedot palvelun tuottamiseksi). FM ei myy eikä vuokraa asiakasrekisterinsä tietoja kolmansille osapuolille. Mikäli asiakkaan tietoja tulee luovuttaa yrityksen ulkopuolisille tahoille mistä tahansa syystä, FM kysyy luvan tietojen luovutukseen asianosaiselta yritykseltä ja henkilöiltä, joita tiedonluovutus koskee.

Rekisterien suojaus

FM:n rekisterit on edellä esitetyn mukaisesti tallennettu tarkoituksenmukaisilla välineillä. Tietojärjestelmiin pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. Tietoja ei säilytetä paperilla.

Rekisteröidyn tarkastus-, korjaus-, poisto- ja kielto-oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa pyytää FM:ltä tiedot, jotka rekisteröidystä on tallennettu rekisteriin, ja saada niistä itselleen kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin ylläpitäjälle. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien rekisteritietojensa korjaamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää omien tietojensa poistamista rekisteristä. Tietojen poistoperiaatteita on eri rekisterien osalta käsitelty edellä. Lokitiedostoihin tallennettua tietoa sekä jo lähetettyjä viestejä ei poisteta, koska niitä voidaan tarvita vuosienkin kuluttua mahdollisten väärinkäytösten tai riitakysymysten selvittelyssä. FM:llä on lisäksi oikeus pidättäytyä rekisteritietojen poistosta siltä osin, kun ne koskevat voimassa olevaan asiakkuuteen liittyviä sopimuksellisesti välttämättömiä asioita. FM:llä on oikeutettu etu olla poistamatta tietoja tai on syytä epäillä, että poisto vaikeuttaisi mahdollisten väärinkäytösten selvittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin ylläpitäjälle.

Evästeiden ja tilastoinnin käyttö FM:n kotisivulla

FM:n kotisivuilla käytetään evästeitä. Evästeiden ja tilastoinnin tarkoitus on parantaa ja kehittää sekä kohdentaa FM:n kotisivustoa ja sen sisältöä. FM:n kotisivuilta voi olla linkkejä kolmansien osapuolten kotisivuille. FM ei vastaa kolmansien osapuolten sivustoista tai niiden sisällöstä. Linkitettyjen sivustojen omistajilla on koska tahansa oikeus pyytää FM:ta poistamaan linkitys omalle sivustolleen, mikäli siihen ei liity sopimuksellista velvoitetta.

TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ JA REKISTERISELOSTE