Tietosuojaseloste - Finlayson Meetings

Finlayson Meetings:n Tietosuojakäytännöt

Yksityisyytesi kunnioittamisessa Finlayson Meetings noudattaa seuraavia tietosuojaan liittyviä periaatteita:

Arvostamme luottamustasi, jota meille osoitat, kun annat meille henkilökohtaisia tietojasi. Käytämme aina henkilökohtaisia tietojasi tavalla, joka on oikeudenmukainen ja osoittamasi luottamuksen arvoinen.
Sinulla on oikeus saada selkeät tiedot siitä, kuinka henkilökohtaisia tietojasi käytämme. Olemme aina avoimia siitä, mitä tietoja keräämme, mihin niitä käytämme, kenen kanssa niitä jaamme ja keneen sinun tulisi ottaa yhteyttä, mikäli sinulla on kysyttävää.
Jos sinulla on mitä tahansa henkilökohtaisten tietojesi käyttöä koskevia kysymyksiä, selvitämme ne yhdessä viipymättä.
Ryhdymme kaikkiin kohtuullisiin toimenpiteisiin suojellaksemme tietojasi väärinkäytöltä ja pitääksemme ne turvassa.
Noudatamme kaikkia Suomen ja EU:n soveltuvia tietosuojalakeja ja -määräyksiä ja teemme yhteistyötä tietosuojaviranomaisten kanssa. Mikäli tietosuojalainsäädäntöä ei ole, noudatamme tietosuojaa koskevia yleisesti hyväksyttyjä käytäntöjä.
Otamme huomioon kaikissa palveluissamme myös tietosuojan. Keskustelemme asiakkaidemme kanssa tietosuoja-asioista ja vastaamme parhaan kykymme mukaan asiakkaidemme tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä.
Henkilöstömme työsopimuksissa otetaan huomioon salassapitovelvollisuus kaikkeen asiakaskohtaiseen tietoon, joihin heillä on työtehtäviensä puolesta pääsy. Henkilöstömme pääsy asiakaskohtaisiin tietoihin rajautuu sellaiseen tietoon, joka on tarpeellista heidän työtehtäviensä suorittamisen osalta.

Finlayson Meetings on sitoutunut turvaamaan yksityisyytesi ja varmistamaan, että henkilökohtaisia tietojasi suojellaan. Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, millaisia henkilökohtaisia tietoja me keräämme sekä kuinka kyseisiä tietoja käytämme, luovutamme ja suojelemme.

Finlayson Meetings asiakas- ja henkilötietoja sisältävät rekisterit

Rekisterin pitäjä: Mindsup Oy (jäljempänä Finlayson Meetings tai FM)

Y-tunnus: 2709251-5
Osoite: Tekniikantie 2, 02150 Espoo
Sähköposti: work@coworkinghome.com

Rekisterien tarkoitus

FM pitää yllä rekistereitä asiakkaistaan, yhteyshenkilöistään, mahdollisista prospekteistaan sekä omasta henkilökunnasta.

FM käyttää rekistereissä olevia tietoja viestintään, omien palveluiden kehittämiseen, sekä yhteydenottoihin FM:n ja yllä lueteltujen sidosryhmien välillä. Viestintä voi olla luonteeltaan myös markkinointiviestintää, mutta tällöinkin rajautuu vain FM:n tarjoamiin palveluihin.

Rekistereissä säilytetään vain sellaista tietoa, joka on täysin tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseen. Esimerkkinä Finlayson Meetings asiakasrekisteri, johon on välttämätöntä kirjoittaa asiakkaan yhteyshenkilöiden nimet.

Tietojen poistoperiaatteet on lueteltu seuraavassa kappaleessa. Lokitiedostoihin tallennettua tietoa sekä jo lähetettyjä viestejä ei poisteta, koska niitä voidaan tarvita vuosienkin kuluttua mahdollisten väärinkäytösten tai riitakysymysten selvittelyssä.

FM:n ylläpitämien rekisterien tietosisältö ja käsittelyperiaatteet

FM pitää yllä alla kuvattuja rekisterejä. Kaikkien rekistereiden tietosisältö on FM:n toimihenkilöiden vaitiolositoumuksen alaista.

Asiakas- ja sopimusrekisterit (Hubspot)

FM:n tietojärjestelmät ja paperiarkistot
Asiakkaan ja yhteyshenkilö(ide)n yhteystiedot, sopimukset, tarjoukset ja kirjeenvaihto
Yhteyshenkilötiedot poistetaan pyydettäessä, muita tietoja ei poisteta
Pääsy FM:n henkilökunnalla sekä sellaiseksi luettavilla henkilöillä.

Laskutustietorekisteri

Procountor-palvelu
Asiakkaan laskutusosoite ja laskutukseen liittyvät tiedot, mm. viitetoivomus ja maksuehdot
Tiedot poistetaan pyydettäessä. Jo lähetettyjen laskujen tietoja ei poisteta
Pääsy vain FM:n henkilökunnan jäsenillä sekä kirjanpitäjillä, jotka työtehtäviensä suorittamiseksi kyseisiä tietoja tarvitsevat. Kirjanpito on ulkoistettu Rödl & Partner Asianajotoimisto Oy (Y-tunnus: 2080068-9).

Asiakastietorekisteri

FM tilavarausohjelmisto Asio ja Hubspot (CRM)
Asiakkaiden yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja asemat
Markkinointiestot (kaikki markkinointi, vain sähköposti, vain SMS)
Jaottelu tiedottamisen kannalta tarkoituksenmukaisiin ryhmiin (esim. sopimuksiin liittyvät asiat, markkinointiin liittyvät viestit ja toimialakohtaiset tiedotustarpeet).
Tiedot poistetaan pyydettäessä. Jo lähetettyjä viestejä ei poisteta. FM:n toimihenkilöiden palkkatietorekisteri
Palkanlaskenta on ulkoistettu Rödl & Partner Asianajotoimisto Oy (Y-tunnus: 2080068-9).
Lakisääteiset tiedot palkanmaksua ja vuosi-ilmoituksia varten
Tiedot poistetaan pyydettäessä, kun vuosi-ilmoitukset on tehty. Jo kirjattuja palkanmaksuja ei poisteta
Pääsy vain kirjanpitäjillä, palkanlaskijoilla sekä FM:n rajoitetulla palkanmaksusta vastaavalla henkilökunnalla.

FM:n toimihenkilöiden työsopimusrekisteri

Työsopimukset, työtodistukset, palkkaustiedot, CV:t, vaitiolositoumukset. Säilytys Google Drive sekä palkanlaskenta.
Tietoja ei poisteta
Pääsy vain FM:n johdolla.

Markkinointirekisteri

Hubspot (CRM)
Kohdetoimialueiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet
Käyttö vain FM:n palveluihin liittyvään tiedottamiseen
Kerätty itse asiakkaiden julkisilta nettisivuilta, tai hankittu muiden julkisten kanavien kautta
Tiedot poistetaan pyydettäessä. Jo lähetettyjä viestejä ei poisteta.

FM:n palveluita käyttävien henkilöiden käyttöoikeustiedot

Asio -tilavarausjärjestelmä
Tiedot poistetaan joko henkilön tai organisaation pääkäyttäjän pyytäessä. Jo tehtyjä varauksia tai muita tietokantapäivityksiä ei poisteta.

FM:n kulun ja kameravalvonnan rekisteri

Avigilon Alta -kameravalvontajärjestelmä
Valvontakamerat kuvaavat vain FM:n operoimia, vuokraamia, tai omistamia kiinteistöjä
Valvontakamerat ovat käytössä FM:n ja FM:n asiakkaiden omaisuuden ja henkilökohtaisen turvallisuuden turvaamiseksi
Valvontakamerat eivät tallenna ääntä, eivätkä tunnista kasvoja
Valvontakamerat tallentavat 30-päivää ja tiedot pyyhitään, sekä päällekirjoitetaan kyseisen ajan kuluttua.
Kulunvalvonnan osalta pääsy tallenteisiin on rajattu FM:n vastuuhenkilön (Daniel Koikkalainen) taakse. Muut FM:n työntekijät eivät pääse järjestelmään
Tiedot poistetaan joko henkilön tai organisaation pääkäyttäjän pyytäessä. Pyynnön välittäjän on tarjottava tarkat kellonajat, sekä päivämäärät tallenteista, joissa pyytäjä tai pyydetyn organisaation edustajat esiintyvät ja jotka toivotaan poistettavan.

Asiakastietojen luovutukset

FM ei luovuta asiakasrekisterinsä tietoja kolmansille osapuolille (pois lukien FM:lle palveluita tuottavat alihankkijat/urakoitsijat. Näissä tapauksissa vain välttämättömät tiedot palvelun tuottamiseksi luovutetaan). FM ei myy eikä vuokraa asiakasrekisterinsä tietoja kolmansille osapuolille. Mikäli asiakkaan tietoja tulee luovuttaa yrityksen ulkopuolisille tahoille mistä tahansa syistä, FM kysyy luvan tietojen luovutukseen asianosaiselta yritykseltä ja henkilöiltä, joita tiedonluovutus koskee.

Rekisterien suojaus

FM:n rekisterit on edellä esitetyn mukaisesti tallennettu tarkoituksenmukaisilla välineillä. Tietojärjestelmiin pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. Tietoja ei säilytetä paperilla.

Rekisteröidyn tarkastus-, korjaus-, poisto- ja kielto-oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa pyytää FM:lta tiedot, jotka rekisteröidystä on tallennettu rekisteriin ja saada niistä itselleen kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin ylläpitäjälle. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien rekisteritietojensa korjaamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää omien tietojensa poistamista rekisteristä. Tietojen poistoperiaatteita on eri rekisterien osalta käsitelty edellä. Lokitiedostoihin tallennettua tietoa sekä jo lähetettyjä viestejä ei poisteta, koska niitä voidaan tarvita vuosienkin kuluttua mahdollisten väärinkäytösten tai riitakysymysten selvittelyssä. FM:lla on lisäksi oikeus pidättäytyä rekisteritietojen poistosta siltä osin, kun ne koskevat voimassa olevaan Asiakkuuteen liittyviä sopimuksellisesti välttämättömiä asioita. FM:lla on oikeutettu etu olla poistamatta tietoja tai on syytä epäillä poiston vaikeuttavan mahdollisten väärinkäytösten selvittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin ylläpitäjälle.

Evästeiden ja tilastoinnin käyttö FM:n kotisivulla

FM:n kotisivuilla käytetään evästeitä. Evästeiden ja tilastoinnin tarkoitus on parantaa ja kehittää, sekä kohdentaa FM:n kotisivustoa ja sen sisältöä. FM:n kotisivuilta voi olla linkkejä kolmansien osapuolten kotisivuille. FM ei vastaa kolmansien osapuolten sivustoista tai niiden sisällöstä. Linkitettyjen sivustojen omistajilla on koska tahansa oikeus pyytää FM:ta poistamaan linkitys omalle sivustollensa, mikäli siihen ei liity sopimuksellista velvoitetta.

TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ JA REKISTERISELOSTE