Varaa kokoustilat

Innovation Home Oy (jäljempänä Finlayson Meetings tai FM)

Yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Innovation Home Oy
Y-tunnus: 2709251-5
Postiosoite: Kansakoulukatu 3, 00100 Helsinki
Finlayson Meetings, käyntiosoite: Satakunnankatu 18 A, 33210 Tampere
Sähköposti: info@finlaysonmeetings.fi
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Tommi Aaltonen

Finlayson Meetings on Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varman omistama brändi, jota operoi ja jonka verkkosivustoa hallinnoi Innovation Home Oy. Innovation Home Oy toimii tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjänä.

Finlayson Meetings:n tietosuojaperiaatteet

Finlayson Meetings kunnioittaa yksityisyyttäsi ja noudattaa henkilötietojen käsittelyssä seuraavia periaatteita:

  1. Arvostamme luottamusta, jota osoitat meille antaessasi henkilötietosi. Käytämme henkilötietojasi aina oikeudenmukaisella ja luottamuksesi arvoisella tavalla.
  2. Sinulla on oikeus saada selkeää tietoa siitä, miten käytämme henkilötietojasi. Olemme aina avoimia siitä, mitä tietoa keräämme, miten sitä käytämme, kenen kanssa jaamme sitä ja kehen voit olla yhteydessä, jos sinulla on kysyttävää.
  3. Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käytöstä, selvitämme ne yhdessä viipymättä.
  4. Ryhdymme kaikkiin kohtuullisiin toimiin suojataksemme tietojasi väärinkäytöltä ja pitääksemme ne turvassa.
  5. Noudatamme kaikkea sovellettavaa Suomen ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä ja teemme yhteistyötä tietosuojaviranomaisten kanssa.
  6. Otamme tietosuojan huomioon myös kaikissa palveluissamme ja vastaamme mielellämme asiakkaidemme tietosuojaa koskeviin kysymyksiin.
  7. Henkilöstömme työsopimukset sisältävät vaitiolovelvollisuuden kaikkien niiden asiakaskohtaisten tietojen osalta, joihin heillä on pääsy työtehtävienä vuoksi. Pääsy asiakastietoihin on rajattu työtehtävien hoitamisen kannalta välttämättömään.

Finlayson Meetings:n rekisterit

FM ylläpitää rekistereitä asiakkaistaan, yhteyshenkilöistä, potentiaalisista asiakkaista sekä omasta henkilökunnastaan. FM käyttää rekisteröidyltä suoraan kerättyä tietoa viestintään, omien palveluidensa kehittämiseen sekä yhteydenpitoon edellä mainittujen sidosryhmien kanssa. Viestintä voi sisältää myös markkinointiviestintää, mutta se rajoittuu FM:n omiin palveluihin.

Rekistereihin tallennetaan vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta välttämätön tieto. Tietojen poistoperiaatteet on kuvattu kunkin rekisterin kohdalla. Lokitiedostoihin tallentunutta tietoa ja jo lähetettyjä viestejä ei poisteta, koska niitä voidaan tarvita vielä vuosienkin kuluttua mahdollisen väärinkäytön selvittämiseksi tai riitatilanteen ratkaisemiseksi.

Finlayson Meetings:n ylläpitämien rekisterien tietosisältö ja käsittelyperiaatteet

FM ylläpitää alla kuvattuja rekistereitä. Kaikkien rekisterien tietosisältöä koskee FM:n henkilöstön vaitiolovelvollisuus.

Asiakas- ja sopimusrekisterit (Hubspot)

  • Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano
  • FM:n tietojärjestelmät ja paperiarkistot
  • Asiakkaan ja yhteyshenkilöiden tiedot, sopimukset, tarjoukset, kirjeenvaihto, palaverimuistiot, sähköpostikeskustelut ja kalenterimerkinnät
  • Yhteystiedot poistetaan pyynnöstä, muuta tietoa ei poisteta. Poistoa voi pyytää osoitteesta info@finlaysonmeetings.fi
  • Käyttöoikeus FM:n henkilökunnalla ja heihin rinnastettavilla tahoilla

Laskutustietorekisteri

  • Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano sekä lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki)
  • Procountor-järjestelmä
  • Asiakkaan laskutusosoite ja laskutukseen liittyvät tiedot, esim. viitenumero ja maksuehdot
  • Tieto poistetaan pyynnöstä. Jo lähetettyjen laskujen tietoja ei poisteta. Poistoa voi pyytää osoitteesta info@finlaysonmeetings.fi
  • Käyttöoikeus vain FM:n henkilökunnalla ja kirjanpitäjillä, jotka tarvitsevat tietoa tehtävien hoitamiseen. Kirjanpito on ulkoistettu Tili & Talous Kettunen Oy:lle (Y-tunnus 0868902-5).

Asiakastietorekisteri

  • Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano sekä oikeutettu etu (asiakasviestinnän kohdentaminen)
  • FM:n varausjärjestelmä Asio ja Hubspot (CRM)
  • Asiakkaiden yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja asema
  • Markkinointikiellot (kaikki markkinointi, vain sähköposti, vain tekstiviesti)
  • Segmentointi viestinnän kohdentamiseksi (esim. sopimusasiat, markkinointiviestit, toimialakohtaiset tarpeet)
  • Tieto poistetaan pyynnöstä. Jo lähetettyjä viestejä ei poisteta. Poistoa voi pyytää osoitteesta info@finlaysonmeetings.fi

Henkilöstön palkanlaskentarekisteri

  • Käsittelyperuste: lakisääteinen velvoite sekä sopimuksen täytäntöönpano (työsopimus)
  • Palkanlaskenta on ulkoistettu Tili & Talous Kettunen Oy:lle (Y-tunnus 0868902-5)
  • Palkanmaksun ja vuosi-ilmoitusten edellyttämät lakisääteiset tiedot, mukaan lukien henkilötunnus, jota kerätään ainoastaan tässä HR-tarkoituksessa
  • Tieto poistetaan pyynnöstä vuosi-ilmoituksen valmistuttua. Jo kirjattuja palkanmaksuja ei poisteta. Poistoa voi pyytää osoitteesta info@finlaysonmeetings.fi
  • Käyttöoikeus vain kirjanpitäjillä, palkanlaskijoilla ja FM:n rajatulla palkkahallinnon henkilöstöllä

Henkilöstön työsopimusrekisteri

  • Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano sekä lakisääteinen velvoite
  • Työsopimukset, työtodistukset, palkkatiedot, ansioluettelot, salassapitositoumukset. Säilytys Sharepointissa ja palkanlaskennassa
  • Tietoa ei poisteta
  • Käyttöoikeus vain FM:n johdolla

Henkilöstön terveystietorekisteri (sairauslomatodistukset)

  • Käsittelyperuste: työoikeudellisten velvoitteiden toteuttaminen (erityinen henkilötietoryhmä, GDPR 9 artikla)
  • Todistus toimitetaan omalle esihenkilölle Teamsin kautta tai paperikopiona ja tallennetaan tilapäisesti Sharepoint-kansioon
  • Käyttöoikeus rajattu HR:lle, toimitusjohtajalle ja kyseiselle esihenkilölle
  • Tieto poistetaan Sharepointista heti, kun se on toimitettu palkkahallintoon

Markkinointirekisteri

  • Käsittelyperuste: oikeutettu etu (B2B-suoramarkkinointi)
  • Hubspot (CRM) ja Mailchimp
  • Kohdealojen organisaatioiden yhteyshenkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet
  • Käytetään ainoastaan FM:n palveluihin liittyvään viestintään
  • Kerätään asiakkaiden julkisilta verkkosivuilta, jäsenrekistereistä tai muista julkisista lähteistä, mukaan lukien julkiset B2B-yritystietopalvelut (Vainu)
  • Tieto poistetaan pyynnöstä. Jo lähetettyjä viestejä ei poisteta.

Käyttäjän pääsytietorekisteri

  • Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano
  • Asio-varausjärjestelmä
  • Tieto poistetaan henkilön tai organisaation pääkäyttäjän pyynnöstä. Jo tehtyjä varauksia tai muita tietokantapäivityksiä ei poisteta. Poistoa voi pyytää osoitteesta info@finlaysonmeetings.fi

Kulunvalvonta- ja kameravalvontarekisteri

  • Käsittelyperuste: oikeutettu etu (turvallisuus, omaisuudensuoja)
  • Avigilon Alta -kameravalvontajärjestelmä
  • Valvontakamerat kuvaavat vain FM:n hallinnoimia, vuokraamia tai omistamia tiloja
  • Kameroita käytetään FM:n ja sen asiakkaiden omaisuuden suojaamiseen sekä henkilöturvallisuuden varmistamiseen
  • Kamerat eivät tallenna ääntä eivätkä käytä kasvojentunnistusta
  • Tallenteet säilyvät 30 päivää, jonka jälkeen ne poistuvat ja ylikirjoittuvat
  • Pääsy tallenteisiin on rajattu vastuuhenkilölle (Tommi Aaltonen). Muilla FM:n työntekijöillä ei ole pääsyä järjestelmään
  • Tieto poistetaan henkilön tai organisaation pääkäyttäjän pyynnöstä. Pyynnön esittäjän tulee ilmoittaa tarkat ajankohdat, jolloin hän tai hänen edustamansa organisaation edustaja esiintyy tallenteella

Hallinto- ja osakasrekisteri

  • Käsittelyperuste: lakisääteinen velvoite (osakeyhtiölain mukainen pöytäkirja- ja asiakirjojen säilytysvelvollisuus) sekä sopimuksen täytäntöönpano (osakassopimus)
  • Assently-järjestelmä
  • Innovation Home Oy:n hallituksen pöytäkirjat, osakassopimukset ja yhtiökokouspöytäkirjat; hallituksen jäsenten ja osakkaiden nimet, yhteystiedot ja mahdolliset henkilötunnukset allekirjoitusta varten. Innovation Home Oy operoi Finlayson Meetingsiä, minkä vuoksi sama rekisteri kattaa myös FM:n toiminnan
  • Tietoa ei poisteta osakeyhtiölain mukaisen säilytysvelvollisuuden vuoksi
  • Käyttöoikeus vain IH:n johdolla

Tekoälytyökalujen käyttö

Finlayson Meetings hyödyntää toiminnassaan tekoälypohjaisia työkaluja osana asiakaspalvelua, markkinointia ja sisäistä hallintoa. Nämä ovat samat työkalut, joita Innovation Home Oy käyttää kaikissa toimipisteissään.

  • HubSpot Breeze — osa HubSpot-sopimustamme (data EU-palvelimella). Toimii olemassa olevien käyttöoikeuksien puitteissa eikä siirrä tietoja HubSpotin ulkopuolelle. Asiakasdataa ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.
  • RosaBot — HubSpotin tekoälypohjainen asiakaspalvelubotti FM:n verkkosivuilla. Botti ilmoittaa käyttäjälle nimensä yhteydessä olevansa ”Tekoälyavusteinen” heti keskustelun alussa (EU:n tekoälyasetuksen 50 artiklan mukainen läpinäkyvyysvaatimus). Keskustelussa kerätyt tiedot tallentuvat samaan Hubspot-järjestelmään kuin muu asiakastieto.
  • Claude (Anthropic), Team-tili — käytössä henkilökunnalla, kirjautuminen edellyttää SSO-tunnistautumista. Yhdistetty useisiin järjestelmiin (mm. HubSpot, Microsoft 365, Vainu, Mailchimp, Adobe, Canva) työtehtävien hoitamiseksi, kuten sopimustekstien laadinnassa, analytiikassa, markkinoinnissa ja sisällöntuotannossa. Käsittely perustuu Anthropicin kaupallisiin käyttöehtoihin sisältyvään käsittelysopimukseen (DPA); syötettyjä tietoja ei käytetä mallien kouluttamiseen. Tiedonsiirto Yhdysvaltoihin perustuu EU:n vakiosopimuslausekkeisiin (SCC).
  • ChatGPT (OpenAI), Business-tili — käytössä hallinnolla kuva- ja tarjousmateriaalien muokkaukseen. IH:lla on OpenAI:n kanssa allekirjoitettu käsittelysopimus. Mallien kouluttaminen syötetyllä datalla on kytketty pois käytöstä. Tiedonsiirto Yhdysvaltoihin perustuu EU:n vakiosopimuslausekkeisiin (SCC). Ei yhdistetty muihin järjestelmiin.

Henkilökuntaa ohjeistetaan sisäisesti siitä, minkä tyyppisiä tietoja näihin työkaluihin saa syöttää.

Asiakastietojen luovutukset

FM ei luovuta asiakasrekisteriensä tietoja kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta alihankkijoita, jotka tuottavat palveluita FM:lle. Näissä tapauksissa luovutetaan vain palvelun tuottamisen kannalta välttämätön tieto. FM ei myy eikä vuokraa asiakasrekisteriensä tietoja kolmansille osapuolille. Mikäli asiakastietoja on jostain syystä muutoin luovutettava ulkopuoliselle taholle, FM pyytää tähän suostumuksen asianomaiselta yritykseltä ja henkilöiltä ennen luovutusta.

Finlayson Meetingsin kokouskeskusta koskevan yhteistyö- ja operointisopimuksen perusteella IH:lla on oikeus luovuttaa kokouskeskuksen toimintaan liittyvää tietoa alueen kiinteistön omistajalle (Tampereen Kiinteistö Invest Oy, Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma). Luovutus koskee operointisopimuksen edellyttämää raportointia ja yhteistyötä, ei laajempaa henkilötietojen luovutusta kuin mikä on tämän yhteistyön kannalta välttämätöntä.

Rekisterien suojaus

FM:n rekisterit on tallennettu edellä kuvatuin asianmukaisin välinein. Tietojärjestelmiin pääsy edellyttää käyttäjätunnusta, salasanaa ja tietokantapalvelimen osoitetta. Tietoa ei säilytetä paperilla.

Rekisteröidyn tarkastus-, korjaus-, poisto- ja kielto-oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa pyytää FM:ltä itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja saada niistä jäljennös. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisteritietojensa korjaamista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä. Poistoperiaatteet on kuvattu edellä kunkin rekisterin kohdalla. Lokitiedostoihin tallentunutta tietoa ja jo lähetettyjä viestejä ei poisteta, koska niitä voidaan tarvita vielä vuosienkin kuluttua mahdollisen väärinkäytön selvittämiseksi tai riitatilanteen ratkaisemiseksi. FM:llä on myös oikeus kieltäytyä tietojen poistosta siltä osin kuin se on sopimuksellisesti välttämätöntä käynnissä olevan asiakassuhteen kannalta, tai mikäli on syytä epäillä, että poisto vaikeuttaisi mahdollisen väärinkäytön selvittämistä.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä tietojaan suoramarkkinointia, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterinpitäjälle.

Evästeiden käyttö ja tilastointi Finlayson Meetings:n verkkosivuilla

FM:n verkkosivuilla käytetään evästeitä, joiden hallinnassa ja tilastoinnissa hyödynnetään Hubspot-järjestelmää. Evästeiden ja tilastoinnin tarkoituksena on FM:n verkkosivujen ja niiden sisällön parantaminen, kehittäminen ja kohdentaminen. Pyydämme verkkosivuillamme vierailijoilta suostumuksen evästeiden käyttöön. Mikäli vierailija ei anna suostumustaan evästeille, tietoa ei kerätä.

FM:n verkkosivuilla voi olla linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille. FM ei vastaa kolmansien osapuolten verkkosivuista tai niiden sisällöstä.

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty FM:n käytäntöjen vastaisesti.

© Finlayson Meetings, Tietosuojakäytäntö ja rekisteriseloste